Que faire de chaque opération de votre relevé (dépenses, recettes, opérations déjà saisies) ?
Rattachez une opération à une dépense déjà saisie, créez une dépense ou une recette en un clic, ou ignorez ce qui ne concerne pas votre comptabilité.
Après l'import d'un relevé, chaque opération se trouve dans l'une de ces quatre catégories de l'onglet Banque :
| Catégorie | Signification |
|---|---|
| À traiter | Opération qui attend une décision. |
| Rapprochées | Virement reçu relié à une facture (voir l'article sur le rapprochement). |
| Enregistrées | Opération rattachée à une dépense ou à une recette sans facture. |
| Ignorées | Opération sans effet sur votre comptabilité. |
Une opération déjà saisie à la main
Vous aviez déjà ajouté la dépense dans votre registre des achats, ou marqué la facture comme payée ? Calepio le reconnaît : un bouton Déjà saisie (ou Déjà encaissé pour une facture) apparaît, avec la date et le libellé de l'écriture existante.
Un clic suffit : l'opération y est rattachée, rien n'est créé en double.
Calepio fait le lien quand le montant est identique et que les dates sont proches (une carte est souvent débitée un ou deux jours après l'achat). Quand le nom du fournisseur se retrouve aussi dans le libellé bancaire, le rattachement est jugé sûr et entre dans le bouton Valider N rapprochements sûrs.
Un débit qui n'est pas encore une dépense
Cliquez sur Dépense : la fiche de dépense s'ouvre déjà remplie (date, libellé, fournisseur, montant). Choisissez la catégorie, ajoutez si besoin le justificatif, puis enregistrez. La dépense entre dans votre registre des achats et l'opération passe dans Enregistrées.
Un crédit sans facture Calepio
Pour un encaissement qui ne correspond à aucune facture émise dans Calepio (une vente hors application, par exemple), cliquez sur Recette : la recette est pré-remplie (date, montant, mode de paiement). Choisissez le type de vente et enregistrez : elle s'ajoute à votre livre des recettes.
Ce qu'il vaut mieux ignorer
Cliquez sur Ignorer pour les opérations qui ne sont ni une recette de votre activité ni un achat, par exemple :
- un virement vers votre compte personnel (votre rémunération d'entrepreneur) ;
- un versement à l'URSSAF : vos cotisations se suivent dans Déclarations, elles ne vont pas dans le registre des achats ;
- un remboursement ou un avantage de votre banque (cashback, par exemple).
Changer d'avis
- Dans Ignorées ou Enregistrées, Rétablir remet l'opération dans À traiter. Une dépense ou une recette rattachée est conservée : seul le lien est retiré.
- Dans Rapprochées, Annuler défait le rapprochement. Un encaissement que vous aviez saisi vous-même n'est jamais supprimé : il est seulement délié.