Comment rapprocher les virements reçus de vos factures ?

Pour un micro-entrepreneur, on déclare à l'URSSAF ce qui a été encaissé, à la date de l'encaissement. Une facture payée mais oubliée dans votre logiciel fausse donc votre déclaration, et risque de déclencher une relance auprès d'un client qui a déjà payé. Le rapprochement bancaire évite ces deux erreurs.

Comment Calepio retrouve la bonne facture

Pour chaque virement reçu, Calepio compare vos factures en attente de paiement et retient la plus probable :

• le numéro de facture présent dans le libellé du virement (par exemple « F-2026-0012 ») ;
• un montant égal au reste dû de la facture ;
• le nom du client présent dans le libellé ;
• la date : un virement bien antérieur à la facture est écarté.

La proposition apparaît sur la ligne de l'opération, avec le numéro de la facture, le client et le reste dû.

Valider un rapprochement

• Un clic sur la proposition : la facture passe en payée (ou en partiellement payée si le virement ne couvre qu'une partie), à la date du virement. L'encaissement s'inscrit dans votre livre des recettes et les relances automatiques s'arrêtent.
• Choisir une autre facture : si la proposition ne convient pas, utilisez le menu Autre facture… (ou Choisir une facture… quand il n'y a pas de proposition). Seules les factures dont le reste dû couvre le virement sont listées.

Tout valider d'un coup

Quand une correspondance est certaine (numéro et montant concordent, par exemple), Calepio la classe comme sûre. Le bouton Valider N rapprochements sûrs, en haut de l'onglet, les traite toutes en une fois. Les propositions moins évidentes restent à valider une par une.

Un client a payé en plusieurs fois

Rapprochez chaque virement de la même facture : chacun est enregistré comme un versement. La facture passe en payée quand le reste dû atteint zéro.

Annuler un rapprochement

Dans Rapprochées, cliquez sur Annuler : l'encaissement créé par le rapprochement est retiré de la facture et l'opération revient dans À traiter.

Pour des rapprochements encore plus sûrs

Demandez à vos clients d'indiquer le numéro de facture dans le libellé de leur virement : il figure sur vos factures et dans vos e-mails d'envoi. C'est l'indice le plus fiable pour Calepio.