Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 11 octobre 2026
1. Quels sont les éléments-clés du RGPD ?
Aux éléments déjà définies dans les conditions générales, s'ajoutent les termes suivants définis par le RGPD (Règlement UE 2016/679) :
- Données Personnelles : toutes informations qui permettent, sous quelque forme que ce soit, l'identification des personnes physiques.
- Personnes concernées : l'ensemble des Utilisateurs, Clients et Prospects de Calepio.
- Responsable de traitement : organisme qui détermine le "pourquoi" et le "comment" de traitement de données.
- Sous-traitant : organisme qui traite des données pour le compte et sur instruction d'un autre organisme.
- Traitement : toute opération appliquée à des données personnelles (collecte, enregistrement, conservation...).
2. Qui est le Responsable de traitement de vos Données ?
La Société éditrice de Calepio détermine les finalités et les moyens de traitement de vos Données Personnelles relatives à votre abonnement (compte Calepio). Dans ce cadre, la Société intervient en qualité de Responsable de traitement.
Concernant les données de vos propres clients saisies dans l'outil de facturation, vous restez le Responsable de traitement et Calepio n'agit que comme Sous-traitant.
3. Quelles sont les catégories de Données Personnelles concernées ?
- Données d'identification : nom et prénom ; adresse mail ; mot de passe sécurisé ; entreprise (nom, raison sociale, SIRET, TVA).
- Données de connexion : adresse IP, logs.
- Données métiers : liste de vos clients, catalogue d'articles, factures et devis.
- Données de facturation (Abonnement Calepio) : gérées directement par notre partenaire Stripe. Calepio ne stocke aucun numéro de carte de crédit.
4. Quelles sont les finalités associées à ces traitements ?
Vos données sont traitées pour :
- Vous fournir le service de facturation et l'accès à l'application web ;
- Gérer votre abonnement (Plan Pro) et vos paiements ;
- Garantir la sécurité de vos données et le bon fonctionnement de l'application ;
- Vous fournir un support technique en cas de problème.
- Vous adresser les e-mails liés à votre compte et à votre abonnement (fin d'essai, souscription, paiement refusé, résiliation, fin d'abonnement). Base légale : exécution du contrat (art. 6.1.b du RGPD) ; ces messages ne peuvent pas être désactivés tant que le compte est ouvert.
- Vous adresser des conseils d'utilisation et des offres en rapport avec votre activité professionnelle (aide au démarrage, suivi d'utilisation, offre de retour après résiliation). Base légale : intérêt légitime (art. 6.1.f du RGPD et art. L34-5 du Code des postes et des communications électroniques). Vous pouvez vous y opposer à tout moment, gratuitement, via le lien présent dans chacun de ces e-mails ou dans Paramètres › Profil.
- Recueillir, si vous le souhaitez, la raison de votre résiliation afin d'améliorer le service (réponse facultative).
5. Qui sont les destinataires de vos Données Personnelles ?
L'accès aux Données personnelles est très encadré. La Société s'assure que les données ne soient accessibles qu'à des destinataires internes ou externes autorisés.
Vos Données Personnelles peuvent être transmises à des fournisseurs de services tiers qui sont tenus de les utiliser dans le cadre des seules missions confiées :
- Supabase (AWS) : pour l'hébergement de la base de données et des fichiers PDF générés (Données stockées à Paris, en France).
- Vercel : pour l'hébergement de l'application web.
- Stripe : pour le traitement sécurisé des paiements.
- Infomaniak (Suisse) : pour l'envoi des e-mails que Calepio vous adresse depuis contact@calepio.fr. La Suisse bénéficie d'une décision d'adéquation de la Commission européenne.
- Microsoft (Clarity) : uniquement si vous l'acceptez, pour la mesure d'audience du site public (voir l'article 12).
La Société s'assure de l'adhésion de ces fournisseurs aux principes du RGPD.
6. Quelle est la durée de conservation de vos Données Personnelles ?
La Société conserve vos données le temps de vous fournir ses services :
- Données relatives aux Comptes : conservées pendant toute la durée d'ouverture du Compte. En cas d'inactivité de plus de 3 ans, le compte peut être purgé.
- Données légales et de facturation : Les factures validées, en vertu du respect d'une obligation légale et fiscale française, font l'objet d'une politique d'archivage sécurisée pour une durée stricte de 10 ans, conformément aux dispositions en vigueur.
- Historique des e-mails automatiques et retours de résiliation : conservés 3 ans, puis supprimés automatiquement.
- Suppression de compte : avant l'effacement, une archive complète de vos données et de vos factures vous est envoyée par e-mail afin que vous puissiez respecter votre obligation de conservation. Lorsqu'elle est trop volumineuse pour une pièce jointe, elle est mise à disposition via un lien privé pendant 30 jours, puis supprimée définitivement.
7. Quelles sont les mesures de sécurité appliquées ?
La Société s'engage à garantir un niveau de sécurité adapté au risque (article 32 du RGPD).
Les mesures techniques de sécurité prises par la Société dans le cadre de ses traitements de Données Personnelles comprennent, de manière non-exhaustive, les mesures suivantes :
- les mots de passe et les noms d'utilisateurs sont demandés avant d'accéder à tout environnement électronique dans lequel des Données Personnelles sont stockées et un journal des accès est tenu ;
- tout support électronique et tout logiciel sur lequel des Données Personnelles sont stockées est régulièrement mis à jour et protégé contre les malware et l'accès non-autorisé ;
- la transmission des Données Personnelles est toujours réalisée par l'intermédiaire de services de communications cryptés (mode de sécurisation HTTPS) ;
- l'environnement (serveurs, etc.) de stockage des Données Personnelles pour le compte du Responsable de traitement fait l'objet d'une protection physique et l'accès à celui-ci doit être contrôlé et limité aux seuls membres du personnel autorisés ;
- les Données Personnelles peuvent être anonymisées ou supprimées à l'aide de méthodes adéquates. La suppression des Données Personnelles stockées dans un environnement électronique a pour effet de rendre impossible toute récupération des données ;
- l'architecture (via Supabase) intègre des politiques strictes de "Row Level Security" (RLS) dans PostgreSQL pour garantir l'étanchéité totale entre les données des différents utilisateurs.
8. Quels sont vos droits sur vos Données et comment les exercer ?
Vous disposez des droits suivants (Articles 15 à 21 du RGPD) :
- Droit d'accès, de rectification et de suppression : Vous pouvez demander l'effacement de vos données (attention, le droit à l'effacement ne s'applique pas aux factures finalisées en vertu des obligations comptables légales).
- Droit à la limitation et à la portabilité : Vous pouvez exporter toutes vos factures au format PDF et vos listes clients.
- Droit d'opposition : vous pouvez refuser à tout moment nos conseils et offres par e-mail, en un clic depuis le lien de désinscription de chaque message ou dans Paramètres › Profil.
Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant directement par email à contact@calepio.fr.
9. Comment contacter notre Délégué à la protection des données ?
Un délégué à la protection des données (DPO) est disponible pour toute question portant sur la Politique de confidentialité de Calepio. Vous pouvez le contacter via l'adresse email : contact@calepio.fr.
10. Dans quelles conditions s'applique notre Politique ?
L'utilisation de Calepio vaut acceptation sans réserve de cette Politique de confidentialité. Toute nouvelle version de la présente Politique sera portée à la connaissance des Utilisateurs par voie électronique ou sur l'application.
11. Utilisation des services et données Google (OAuth & API Gmail)
Calepio intègre les services Google pour deux finalités distinctes et optionnelles :
- Connexion rapide (Google Sign-In) : vous permet de créer ou de vous connecter à votre compte Calepio à l'aide de votre identité Google (nom, prénom, adresse e-mail et identifiant de compte).
- Envoi d'e-mails de facturation (API Gmail) : si vous choisissez de connecter votre compte Google pour l'envoi d'e-mails (scope
https://www.googleapis.com/auth/gmail.send), Calepio utilise l'API Gmail pour envoyer vos factures, devis et relances directement depuis votre propre adresse e-mail, uniquement suite à une action explicite de votre part ou selon une programmation d'envoi que vous avez configurée.
Ce que Calepio ne fait JAMAIS avec vos données Google
- Calepio ne lit, ne consulte, ne modifie et ne stocke jamais le contenu de vos e-mails reçus, de votre boîte de réception ou de vos dossiers personnels.
- Calepio ne partage, ne transfère et ne vend jamais vos données Google à des tiers, à des courtiers de données ou à des fins publicitaires.
- Vos données Google ne sont jamais utilisées pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle (IA) ou d'apprentissage automatique généralistes.
Sécurité et conservation des jetons d'accès
Les jetons d'accès OAuth et les jetons de rafraîchissement (refresh tokens) sont chiffrés au repos à l'aide d'un algorithme robuste (AES-256-GCM) et stockés de manière hautement sécurisée. Vous pouvez à tout moment déconnecter votre compte Google depuis les paramètres de Calepio (ce qui supprime immédiatement tous les jetons chiffrés) ou révoquer l'accès depuis la page de gestion des autorisations de votre compte Google : https://myaccount.google.com/permissions.
Déclaration de conformité aux règles de Google (Limited Use Disclosure)
L'utilisation et le transfert par Calepio à toute autre application des informations reçues des API Google respecteront la Politique relative aux données utilisateur des services d'API Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use requirements).
English version: Calepio's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.