Comment enregistrer un remboursement ou un avoir d'un fournisseur ?

Un fournisseur vous rend de l'argent : vous avez renvoyé un article, votre abonnement a été remboursé, ou il vous a fait un avoir. Ce n'est pas une recette : il ne faut pas l'ajouter à votre livre des recettes, sinon votre chiffre d'affaires et vos cotisations URSSAF seraient trop élevés. C'est un achat qui diminue.

Dans Calepio, vous l'enregistrez comme un remboursement : il apparaît en négatif dans votre registre des achats et vient en déduction de vos dépenses.

Trois façons de l'enregistrer

1. Depuis l'achat remboursé (le plus simple)

1. Allez dans Comptabilité > Livres comptables, onglet Livre des achats.
2. Sur la ligne de l'achat, ouvrez le menu ⋯ puis choisissez Enregistrer un remboursement (le bouton existe aussi dans le panneau qui s'ouvre quand vous cliquez sur l'achat).
3. La fiche est déjà remplie : même fournisseur, même catégorie, même montant. Pour un remboursement partiel, corrigez simplement le montant.
4. Vérifiez la date (celle du remboursement), puis enregistrez.

2. Sans achat d'origine dans Calepio

Cliquez sur Remboursement en haut du livre des achats. La fiche s'ouvre en mode remboursement : indiquez la date, le fournisseur, la catégorie et le montant remboursé, sans signe moins. Calepio s'occupe du reste.

Vous pouvez aussi ouvrir Nouvel achat et choisir Remboursement ou avoir en haut de la fiche.

3. Depuis votre relevé bancaire

Dans l'onglet Banque, une opération reçue (un crédit) propose le bouton Remboursement : la fiche est pré-remplie avec la date, le libellé et le montant de l'opération. Une fois enregistré, le remboursement est relié à l'opération, qui passe dans Enregistrées.

Si vous aviez déjà saisi le remboursement à la main, Calepio le reconnaît (même montant, date proche) et propose Déjà saisie : un clic suffit pour les relier.

Et la facture électronique d'un avoir ?

Quand vous importez l'avoir d'un fournisseur au format Factur-X, CII ou UBL (bouton Importer du livre des achats), ou quand votre plateforme de facturation électronique vous le transmet, Calepio le reconnaît et ouvre directement la fiche en mode remboursement.

Ce que le remboursement change

• Registre des achats : une ligne en vert, marquée Remboursement, avec un montant négatif. Le total des achats est net des remboursements.
• Compte de résultat et résultats mensuels : la catégorie concernée diminue d'autant.
• TVA (si vous la récupérez) : la TVA du remboursement diminue votre TVA déductible du mois.
• Chiffre d'affaires et cotisations URSSAF : rien ne change.