Comment créer un plan de facturation (échéancier périodique) depuis un devis ?

Le Plan de facturation de Calepio vous permet d'automatiser l'échelonnement d'un contrat en générant un échéancier complet de factures périodiques à partir d'un devis chiffré.

C'est l'outil idéal pour facturer des prestations de services au forfait réparties sur plusieurs semaines ou mois (ex. contrat d'accompagnement de 6 mois, missions de conseil, forfaits marketing) ou lorsqu'un règlement échelonné en plusieurs fois est accordé à votre client.

Comprendre la différence en un coup d'œil

Pour ne plus hésiter entre ces 4 outils, voici comment les distinguer selon votre situation :

Les 4 cas d'usage détaillés :

1. Acompte & Solde (L'avance de départ) :

• Objectif : Sécuriser sa trésorerie avant de commencer à travailler.
• Principe : Vous émettez une facture d'acompte (ex. 30 %), puis à la fin du projet, vous émettez une facture de solde qui déduit automatiquement l'acompte déjà payé.

1. Plan de facturation (Le paiement en plusieurs fois ou forfait sur X mois) :

• Objectif : Découper le montant global d'un devis en mensualités égales.
• Principe : Le devis total est divisé à l'avance en N échéances régulières (ex. 3x sans frais, ou 12 mois de prestation). Il n'y a pas de facture de solde à la fin : chaque facture est autonome et couvre sa propre période de prestation.

1. Facture de situation (Le paiement à l'avancement réel) :

• Objectif : Facturer les chantiers et grands projets où la durée dépend des aléas du terrain.
• Principe : Vous ne suivez pas un calendrier strict, mais vous facturez un pourcentage dès qu'une étape est réellement livrée (Situation n°1 à 30 %, Situation n°2 à 70 %, Solde à 100 %).

1. Facture récurrente (L'abonnement sans fin) :

• Objectif : Gérer les contrats reconduits tacitement sans montant global ni date de fin prédéterminée.
• Principe : Pas besoin de devis préalable : vous configurez un modèle type qui génère et envoie automatiquement une facture chaque mois ou chaque trimestre tant que le contrat n'est pas résilié.

Comment générer un plan de facturation sur Calepio

Pour créer un échéancier depuis un devis :

1. Rendez-vous dans Facturation > Devis.
2. Sur la ligne de votre devis (qui doit être finalisé, envoyé ou accepté), ouvrez le menu d'actions (...).
3. Cliquez sur Plan de facturation (icône calendrier).
4. La fenêtre de configuration interactive s'affiche :

• Nombre de factures : renseignez le nombre d'échéances souhaitées (entre 2 et 52).
• Fréquence : choisissez la périodicité : Hebdomadaire (tous les 7 jours), Toutes les 2 semaines (14 jours) ou Mensuelle.
• Date de début : indiquez la date de démarrage de la première période (par défaut la date d'émission du devis).

1. Vérifiez l'aperçu dynamique : Calepio affiche en temps réel le montant exact HT par facture ainsi que la période globale couverte (de la première date de début jusqu'à la fin de la dernière période).
2. Cliquez sur Créer les X factures du plan.

Ce que Calepio gère automatiquement

Dès la validation, l'application orchestre l'ensemble des règles comptables et légales :

• Prise en compte des options validées : si le devis a été signé en ligne par votre client avec des prestations optionnelles sélectionnées, le plan s'appuie directement sur le montant total accepté.
• Répartition équitable et arrondi au centime : le montant total est divisé en parts égales. La dernière facture absorbe automatiquement l'éventuel centime d'écart d'arrondi pour que le cumul des factures égale au centime près le total du devis.
• Périodes de prestation horodatées : chaque facture porte une désignation normalisée avec les dates de couverture (ex. : « Prestation du 01/10/2026 au 31/10/2026 : échéance 1/6 (devis D-2026-0015) »).
• Lien avec le devis source : chaque facture conserve sa liaison d'origine avec le devis pour une traçabilité irréprochable.
• Création en statut Brouillon : toutes les factures du plan sont immédiatement visibles dans Facturation > Factures avec le statut Brouillon.

Suivi au planning et finalisation légale

Conformément à la législation française anti-fraude à la TVA :

• Les factures générées restent en brouillon tant qu'elles ne sont pas arrivées à échéance : vous gardez la liberté de les ajuster avant envoi si nécessaire.
• Elles s'affichent automatiquement dans votre vue Planning à leur date d'échéance respective pour vous offrir une visibilité claire sur vos rentrées d'argent à venir.
• Au moment d'émettre chaque facture à son échéance, ouvrez-la et cliquez sur Finaliser la facture : son numéro séquentiel officiel (ex. F-2026-0089) lui est alors attribué chronologiquement sans rupture, garantissant votre conformité fiscale.