Comment fonctionnent les notifications de Calepio ?
La cloche vous prévient des paiements, des devis signés, des retards et des échéances. Choisissez ce que vous voyez et ce que vous recevez par e-mail.
La cloche, en haut à droite de Calepio, rassemble tout ce qui se passe sur votre activité : un client qui paie, un devis signé, une facture en retard, une déclaration à faire. Tout l'historique est sur la page Notifications (lien « Tout voir » en bas de la cloche).
Ce qui vous est signalé
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Paiements | Paiement reçu en ligne, prélèvement refusé |
| Devis et bons de commande | Devis signé ou refusé, devis qui expire dans 3 jours, rétractation d'un client particulier |
| Factures en retard et relances | Facture dont l'échéance est passée, relance automatique envoyée ou en échec |
| Factures récurrentes | Brouillon créé par un modèle récurrent, à vérifier puis envoyer |
| Échéances et seuils | Déclaration URSSAF ou de TVA dans moins de 7 jours, seuil de franchise de TVA ou plafond de la micro-entreprise approché ou dépassé |
| Suivi des e-mails | Document consulté par votre client, e-mail probablement ouvert |
| Facturation électronique | Facture refusée par votre plateforme ou par votre client |
| Compte et abonnement | Paiement de l'abonnement refusé, limite d'envoi atteinte, annonces de Calepio |
Un paiement que vous enregistrez vous-même ne vous est pas signalé : vous le savez déjà.
Ce qui compte, et ce qui peut attendre
Le chiffre sur la cloche compte les notifications à traiter et les bonnes nouvelles que vous n'avez pas lues. Il passe au rouge quand quelque chose est urgent : facture en retard, rétractation, paiement refusé, seuil dépassé. Les simples informations, comme l'ouverture d'un e-mail, arrivent sans faire monter le chiffre.
Quand une notification importante arrive pendant que vous travaillez, un message apparaît quelques secondes en bas de l'écran. Si vous êtes en train de rédiger un devis ou une facture, il attend que vous ayez fini.
« E-mail probablement ouvert » : certaines messageries (Apple Mail notamment) ouvrent les e-mails d'elles-mêmes. Une ouverture n'est donc qu'un indice. Quand votre client clique sur le lien du document, Calepio affiche « document consulté » : là, c'est certain.
Ce que vous pouvez faire d'une notification
Survolez une notification (ou touchez-la sur téléphone) pour faire apparaître ses boutons :
- Marquer comme lue ou non lue : gardez-la en non lue pour y revenir plus tard ;
- Reporter : elle disparaît jusqu'au moment choisi (dans 3 heures, demain matin, lundi matin ou dans une semaine), puis revient en tête, non lue ;
- Archiver : elle quitte la cloche. Un bouton Annuler apparaît quelques secondes, et vous la retrouvez dans l'onglet Archivées de la page Notifications.
Certaines notifications proposent directement la suite : Créer la facture sous un devis signé, Relancer sous une facture en retard. Le bouton ouvre le document avec l'action prête ; rien n'est envoyé sans vous.
Ouvrir un document, depuis la cloche ou depuis une liste, marque comme lues toutes ses notifications.
Les notifications qui se règlent toutes seules
Une alerte qui n'est plus vraie est marquée Réglée : la facture en retard a été payée, l'échéance est passée, le devis a été signé. Elle s'affiche en gris, ne compte plus, et part dans les archives 7 jours plus tard.
À l'inverse, une facture qui reste impayée remonte en tête quand le retard dépasse 2 semaines, puis un mois.
Le ménage automatique
- Les notifications lues sont archivées après 30 jours (simples informations) ou 90 jours (les autres).
- Une notification non lue et encore d'actualité n'est jamais archivée sans vous.
- Les archives sont conservées 12 mois.
Choisir ce que vous recevez
Dans Paramètres > Notifications :
- Application : masquez une catégorie qui ne vous sert pas, par exemple le suivi des e-mails. « Compte et abonnement » ne peut pas être masqué.
- E-mail immédiat : pour les paiements, les devis signés, les seuils dépassés et la facturation électronique. L'e-mail part environ 2 minutes après la notification, sauf si vous l'avez déjà lue dans Calepio.
- Résumé par e-mail : chaque lundi (réglage par défaut), chaque jour ou jamais. Il récapitule les notifications à traiter que vous n'avez pas lues depuis plus de 24 heures. S'il n'y a rien à traiter, rien n'est envoyé.
La rétractation d'un client particulier et le refus de paiement de votre abonnement sont toujours envoyés par e-mail : le premier vous laisse 14 jours pour rembourser, le second peut couper vos fonctions Pro.
Ces e-mails partent de l'adresse de Calepio, sur toutes les formules.
Raccourcis clavier
Sur la page Notifications : J et K pour passer d'une notification à l'autre, U pour la marquer lue ou non lue, E pour l'archiver, Entrée pour l'ouvrir. Dans la cloche, les flèches du clavier passent d'une notification à l'autre.
Avec votre assistant IA
Si vous avez connecté Calepio à Claude, ChatGPT ou Le Chat, demandez-lui « Quoi de neuf ? » : il lit vos notifications non lues et vous dit par quoi commencer. Il ne les marque jamais comme lues et ne voit que les domaines que vous lui avez ouverts.